採用代行に依頼できる9つの業務！サービスの種類や料金、 選び方を徹底解説！

昨今は少子高齢化による労働人口の不足で、人材採用における競争が激化しています。その結果、多くの企業で人事の業務負担が増加し、採用代行が注目されるようになりました。

採用代行（RPO）を検討している企業や人事のみなさんは、

• 採用代行ではどのような業務が依頼できる？
• 依頼後の業務の流れを知りたい
• サービスの選び方を知りたい

などの疑問を解消したいと考える方が多いのではないでしょうか。

本記事では、採用代行依頼後の流れや依頼できる採用業務、採用を成功させるポイント、採用代行にかかる料金などを解説します。

監修者情報

株式会社uloqo
関川 懸介
アドテクノロジーベンダー、リクルートグループを経て、2016年4月株式会社uloqoを創業。採用企画・採用広報・ダイレクトリクルーティング・組織開発・人事評価制度策定などを通じて、大手からスタートアップまで幅広く累計300社以上を支援。詳しいプロフィールはこちら

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採用代行（RPO）とは？

まずはじめに、採用代行（RPO）とは何かを、わかりやすく解説します。

採用代行（RPO）とは

採用代行とは、採用に関する業務を外部の企業が代行して行うサービスのことで、「RPO（Recruitment Process Outsourcing）」とも呼ばれます。
採用手法が多様化する中、採用活動を効果的に行うには多くの人手・スキル・労力が必要になるため、採用代行を利用することで採用業務の質を格段に上げることができます。

採用代行が注目されている背景

採用代行が注目を受けている背景には以下のようなものが存在します。

採用難の深刻化

採用市場では、少子高齢化による労働人口の減少が加速しています。厚生労働省の『一般職業紹介状況（令和5年3月分及び令和4年度分）』にもあるように、売り手優位は続いているため、「採用する側」の立場は一層シビアになっています。

このような背景から、採用のプロフェッショナルである採用代行サービスの需要が急増しており、多くの企業が専門家の力を借りて人材確保に取り組んでいます。

採用コストと時間の効率化

採用活動には予想以上のコストがかかることが分かっています。求人広告を出すだけでも1件あたり数十万円の費用が必要です。さらに、面接官の人件費、採用関連の事務作業、内定者フォローなど、目に見えないコストも相当な額に上ります。

採用代行サービスを利用することで、これらのコストを最適化できるだけでなく、採用担当者が本来の業務に集中できるようになり、会社全体の生産性向上にもつながります。

専門知識を活かした採用の質の向上

採用代行会社は、長年の経験で培った専門的なノウハウを持っています。AIを活用した応募者スクリーニングや適性検査の効果的な活用、業界別の面接テクニック、応募者の本質を見抜くための質問設計など、幅広い専門知識を駆使して採用活動を支援します。特に注目すべきは、最新のHRテックを活用した採用手法です。

採用活動の複雑化

採用手法が多様化し、求人媒体、ダイレクトリクルーティング、SNS採用、リファラル採用など、さまざまな手法を活用する必要があります。
各手法を最適に組み合わせるには専門知識が必要であり、自社のリソースだけでは対応が難しい場合、採用代行が役立ちます。

採用代行に依頼するメリット4つ

採用代行に依頼をするメリットは以下4つあります。

それぞれについて詳しく解説します。

採用業務の負担が軽減される

求人情報の作成、応募者対応、面接調整、選考業務など多岐にわたる採用業務を代行してもらうことで、企業の採用担当者の負担が大幅に軽減されます。
採用業務から解放されることで、他の重要な業務や戦略的な人事施策に集中できます。

採用成功率が向上する

採用代行会社は市場データを活用し、ターゲット人材に適切にアプローチします。
また、面接のプロが選考をサポートするため、採用のミスマッチを減らし、定着率の高い人材を確保することが可能です。

採用の柔軟性が高い

急な採用増加や特定の職種での採用ニーズに柔軟に対応できる点も大きなメリットです。
全工程を任せるだけでなく、応募者管理や面接調整といった部分的な依頼も可能です。

採用活動の透明性が高い

採用代行会社は採用KPIを設定し、定期的に進捗を報告します。採用活動の現状を正確に把握できます。
また、データ分析に基づいて、採用活動の改善策を提案してもらえるため、長期的な採用活動の質も向上します。

採用代行を依頼すべき企業の特徴

採用代行に依頼すべき企業の特徴は以下6つあります。

それぞれについて詳しく解説します。

採用活動に時間やリソースを割けない企業

限られた人事担当者が給与計算や福利厚生管理、その他の日常業務に追われる中、求人広告の作成や応募者管理、面接のスケジュール調整などの採用関連業務に十分な時間を割くことが難しいという課題がありますが、採用代行を活用することで、これらの煩雑な業務を専門のパートナーが一括で担当し、社内リソースを他の重要業務に集中させながら、採用活動をスムーズに進めることが可能となります。

特定の職種やスキルセットの採用に苦戦している企業

営業職やエンジニアなど、採用難易度の高い職種では、求められるスキルや経験に合致する候補者を集めるのが困難で、従来の求人広告だけでは十分な応募者が集まらないという課題がありますが、採用代行会社は業界動向や市場のニーズに精通したリクルーターが在籍しており、ダイレクトスカウトや多角的な求人キャンペーンを通じてターゲット層に効果的にアプローチすることで、優秀な人材の獲得につなげる解決策を提供します。

採用ノウハウが不足している企業

新興企業や創業間もない企業などでは、どの採用チャネルを利用すべきか、どのような選考プロセスを設ければ効率的かが不明確なため、試行錯誤が続き、結果として非効率な採用活動を行ってしまうという課題が発生しますが、採用代行会社はこれまでの豊富な実績とノウハウを基に、ターゲットとなる人材像の明確化、適切な求人チャネルの選定、さらには効果的な選考プロセスの設計を支援し、効率的かつ戦略的な採用活動を実現する解決策を提示します。

短期間で大量採用を目指す企業

急な事業拡大や繁忙期に対応するために大量の人材を短期間で確保しなければならない企業では、内部リソースだけでは採用プロセスのすべてを迅速に処理することが困難という課題がありますが、採用代行会社は専用の採用キャンペーンやシステムを活用し、効率的な応募者の集客と迅速な選考プロセスの実施により、期限内に採用目標を達成する解決策を提供します。

人事・採用部門が新設された企業

新たに人事・採用部門を設置した企業では、採用に関する知識や経験が不足しているため、採用プロセスの構築や候補者選定の基準が明確でなく、初期の採用活動が思うように進まないという課題がありますが、採用代行会社との連携により、採用戦略の策定から求人票の作成、面接官のトレーニング、さらには内部ルールの整備まで一貫したサポートを受けることで、効率的な採用基盤を早期に構築する解決策が得られます。

採用市場やトレンドに対応できていない企業

従来の紙媒体や単一の求人サイトに依存している企業では、最新の採用手法やツールが活用できず、労働市場の変化に伴う新たなニーズに対応できないため、競合他社に比べて優秀な人材を逃すリスクがあるという課題がありますが、採用代行会社はデジタルマーケティングやSNSキャンペーン、動画を活用した企業ブランディングなど、最新の採用手法を取り入れた戦略を提供し、常に最新の市場データを基にアプローチを最適化することで、企業の採用競争力を向上させる解決策を提示します。

採用代行（RPO）の4つの種類

前述したように、採用代行サービスには、提供する事業者毎に特色があります。大きくカテゴライズすると、下記の通りになります。

それぞれについて詳しく解説します。

オペレーション業務に特化

日程調整やスカウト配信業務の代行に特化しており、要件定義に沿ったオペレーション業務の遂行を中心に行う採用代行業者です。予算を大きくさけない企業や、戦略は自社で設計できるが、工数が不足しているといった企業との相性が良いと言えるでしょう。

採用活動はもともと業務の性質上オペレーティブな要素が大きいです。

事業者側のスタンスとして、戦略を設計し、改善を提案し、採用活動を成功させることが重要だといったスタンスが不足している場合、意図せずオペレーティブな業務代行になってしまっているようなケースもあります。

採用戦略設計やコンサルティングに特化

戦略設計やコンサルティングに強みを持つ採用代行業者です。採用代行事業者独自のノウハウを持ち、戦略設計、分析、改善提案に重きを置いたサービスになっています。

オペレーションの機能は自社で既に有しているものの、採用課題改善における打ち手を考案できていないケースや、自社にノウハウが不足しており、採用力を底上げしたいといった企業におすすめです。

その両面の機能を持つ総合型

戦略設計やコンサルティングに強みを持つ採用代行事業者が、オプションメニューとしてオペレーションについても代行機能を提供しているケースや、大規模案件に対する支援を中心とし、複数名の要員によるチーム型の支援を行う代行事業者の場合、戦略設計・オペレーション両方の機能を兼ね備えているケースが多いです。

採用を完全にアウトソースすることを検討している企業や、大規模採用を展開している企業におすすめです。

特定の業界・業種・領域に特化

エンジニアやDX人材の採用、飲食業界の採用など、採用代行会社が特定の領域に強みを持つケースもあります。この場合、アサインされるコンサルタント(担当者)が当該領域をバックボーンに持っているでしょう。

様々な職種を採用しているものの、特定の領域の採用職種に苦戦している企業や、人事担当者が当該領域における知見を有していない企業などにおすすめです。

採用代行に依頼できる9つの業務

採用代行サービスを利用する際、以下の9種類の業務を依頼することが可能です。

それぞれについて詳しく説明します。

1.採用計画の策定

採用要件のすり合わせや採用戦略の立案、採用のKPI（重要業績評価指標：業務のパフォーマンスを計測・監視するための指標）の設定を行います。

具体的に採用計画を決める際、代行会社は、まずクライアント企業のニーズと要件を詳細に理解します。企業が求めるポジションやそこに求められるスキル・経験、必要な採用数、採用の緊急性などを把握した上で、採用目標を設定します。

この採用計画の策定は、採用業務の根幹となる部分で、不十分な知識やスキルで行うと、採用業務自体が失敗しかねません。この工程を豊富なノウハウ・経験を持つ代行業者に委託することで、自社にあった適切な採用計画・採用戦略を立てることができます。
応募者が来ない状況を防ぐ、入社後のミスマッチを防ぐ、内定辞退を防ぐなど、多くのメリットに繋がります。

2.求人広告掲載

母集団形成を目指した求人の作成や掲載を行います。求人は簡潔な文章で企業の魅力を訴求しなければならない奥の深い難しい業務です。この業務を採用のプロに任せることで、応募者数の増加を見込めます。

また、求人広告媒体や人材紹介などの複数の手段を採用している企業にとっては、これらの工程をすべて委託できるため、工数とコストの両方の削減ができるでしょう。

また、ノウハウがなければ難しい、自社にとって最適な採用媒体の選定も委託することが可能です。

3.応募者の管理

応募者の情報・書類の管理は、採用活動の初めの部分です。ノンコア業務のため、採用代行サービスの中でも一番利用されていると言えるでしょう。

具体的には、メールやオンラインフォーム、求人ポータルなどを経由してきたエントリーの収集・整理をしてくれます。また、集めた書類に含まれる履歴書、職務経歴書、職務履歴、面接のスケジュール、応募者の連絡情報などの重要な情報を標準化し、データベースとして管理します。

4.書類選考

応募者が多い企業では、求人に集まった応募者の書類選考（スクリーニング）だけでも多くの時間がかかり、採用業務を圧迫する一因ともなります。
スクリーニングには、スキルマッチング、経験の評価、面接前の選考、応募者へのweb上での質問やテストなど、さまざまな手法が考えられます。書類選考の基準を代行会社と共有しておくことで、効果的な選考が可能です。

5.スカウトメール作成・送信

サービスによってはダイレクトリクルーティングを実施する際のスカウトメールの作成や送付も委託することが可能です。

スカウトメールを作成・送信を行うことで、転職潜在層にもアプローチをかけて採用を加速させることができます。候補者数が多かったり、一人一人への対応が求められたりと、この業務は煩雑になりがちになる中、代行会社への依頼が可能です。

具体的には、まず代行会社が企業とのコミュニケーションを通じて、スカウトメールの目的と目標を明確にします。その上で、データベースの検索、求人サイトやプロフェッショナルネットワークを活用しながら、企業が求める要件に合致する候補者を探し出します。
その後メッセージを作成し、主にメールで送信、送信後の受信者からの反応に迅速に対応を行います。メールの開封率やそこからの応募率などの詳細な分析まで行ってくれます。

このように代行会社に依頼をすることで、採用活動の工数を減らすことができる・求める人物像や希少価値の高い人材に出会える・プロのノウハウが得られるなど、多くのメリットを得ることができます。

6.選考日程調整

各選考の段階で行う日程調整業務を、代行会社に依頼することもできます。

具体的には、メールや電話にて日程をくみ、当日の詳細についてメールや電話確認などの業務を依頼できます。

面接の予約プロセスがスムーズに進行することで、候補者の満足度が高まるだけでなく、候補者・面接者が費やす時間と労力を最適化できます。

7.説明会の実施

新卒採用や中途採用で行う会社説明会の代行も、採用代行サービスに依頼できます。事前に採用代行サービス提供会社と企業の採用担当者が面談などを通してお互いの認識をすり合わせていきます。

また、会社説明会のスライドやプレゼンテーションの作成、案内告知、運営などの代行も可能です。

8.面接代行

自社内の人材が不足している、面接を行う際のスキルがない、という場合は面接代行を依頼するのがおすすめです。

面接代行では、企業のニーズを把握した上で、代行会社が面接プロセスをカスタマイズしてくれます。具体的には、面接の形式、質問の選定、評価方法などを協議しながら決定・実行してくれます。

そうすることで、面接官が求める情報を正確に収集することができ、そうして得た情報を企業に詳細に共有してくれます。
また、面接業務の全てを依頼するのでなくても、実際に面接に同席してもらい目線合わせや合否の抽出、企業人事へのアドバイスなどをしてもらうなど、支援・コンサルティングのような形で代行業者を利用することもできます。

こうした面接代行のサービスは特に、採用担当者が少ない企業、応募者数が大幅に増えている企業、応募から採用までのリードタイムが長くなっている企業、面接の質に差が出ている企業などにおすすめです。

9.内定後のフォロー

内定通知後の、内定者に対するフォローについても代行を依頼することが可能です。

具体的には、歓迎メッセージを送り、重要情報（入社日、オリエンテーション日程、契約条件、給与パッケージの詳細など）の提供、文書関連の手続きなどを行います。

こうした内定者とのコミュニケーションについて、随時企業側に進捗情報を共有してくれます。内定辞退者の増加を防ぐためには、内定者と継続的なコミュニケーションが重要になります。

採用代行に依頼する場合の料金形態と相場

料金形態は「個別見積型」と「パッケージ型」に分類されます。
また、料金相場は大きく、

• 月額10～30万円
• 月額45～100万円
• 月額100万円以上

に分かれています。

事業者ごとに費用設定は様々であるが故、一概には断定できませんが、サービスの性質や特色を踏まえ、大きくは前述した3段階程度で想定しておくとよいでしょう。なお、契約期間は多くのサービスが2ヶ月から6ヶ月で設定されているケースが多いです。
それぞれについて解説します。

2つの料金形態

料金形態は大きく2つに分類されます。
以下の表をご覧ください。

それぞれについて詳しく解説します。

・個別見積型

発注側企業の業務要件毎に想定工数を算出し、個別見積りを行うケースです。支援するコンサルタントの工数と時給を掛け合わせて費用が算出されます。

・パッケージ型

例えば、「スカウト月〇〇件、利用媒体〇〇数につき月額〇〇円」といった具合に、あらかじめ提供元事業者が定義した業務範囲に沿って月額固定のパッケージになっているケースです。
このような費用形態の場合、あらかじめ決められた量をこなす　ことにコミットをする傾向が強く、オペレーティブなサービス提供スタイルに陥りがちのため、注意が必要です。

料金相場

以下の表をご覧ください。

それぞれについて詳しく解説します。

月額10～30万円の場合

特定の業務を代行するようなサービス(例えば、スカウト配信や日程調整等)など、ある程度オペレーティブなノンコア業務を提供しているサービスの場合は、この価格帯での提供を行っている場合が多いです。

基本的に、代行事業者の一般的な価格設定根拠は、代行を行う担当者の時給×工数で設定されていることが多く、月額10～30万円でのサービスを提供している事業者の場合、この担当者の時給が低いあるいは、要件に対し想定されている工数が短いケースが多くなります。
その場合、オペレーションに特化した低時給帯の要員を活用しているか、提供範囲を限定して工数を抑制しているかのいずれかになります。

月額45～100万円の場合

月額45〜100万円のサービスにおいては、戦略設計・コンサルティングなどに特化したサービスを行っているものが多いです。主に採用予算をそこまで大きく設定していない中小企業やスタートアップ企業を顧客の中心とするサービスが多いでしょう。

注意が必要なのは、大企業向けのサービス提供が主流の事業者の場合、45~100万円程度の費用帯で特定部分のみの代行サービスを提供することもあり、事前に商談時に対応範囲を細かく確認しておく必要があります。

月額100万円以上の場合

主に大規模採用(目安として、年間で50名以上程度の採用目標)や、高難易度職種における支援(エンジニア等)、大量の工数を要する支援(スカウト月800件以上　等)の場合、月額費用が100万円を超えてくるケースが多いです。

この場合、1人月常駐型で160時間フルでアサインする形態あるいは、複数名のチーム型で代行を行うケースが大半となります。

採用代行に依頼する際の流れ

採用代行を導入する際の依頼の流れについて、一般的な流れを以下に説明します。それぞれについて詳しく解説します。

自社の採用ニーズの整理・明確化

まず、企業内部で現状の採用活動や人材に関する課題を丁寧に洗い出すことから始めます。これまでの採用プロセスにおける応募者数、面接通過率、内定率、そして採用後の定着率などの数値データを分析し、どの部分に問題があるかを把握します。また、企業が求める人材像についても、必要なスキル、経験、専門知識だけでなく、企業文化やチームの相性、価値観などのソフト面も含めて具体的に定義します。さらに、採用予定のポジションや部署、必要な人数、採用スケジュール、さらには将来的な成長戦略や組織拡大のビジョンなど、全体の採用戦略と連動したニーズを明確にすることで、採用代行業者に対して企業の現状と目標を具体的に伝える基盤が整えられます。

採用代行業者のリサーチと選定

次に、企業は自社の採用課題に最適なパートナーとなり得る採用代行業者をリサーチします。まずは業界内での評判や実績、過去の成功事例などをインターネットや業界誌、セミナー、さらには既存のビジネスパートナーからの口コミなどを通じて情報収集します。複数の業者のサービス内容や得意分野、料金体系、採用媒体との連携状況、さらには企業規模や業種に応じた対応経験などを比較検討することで、候補を絞り込むことができます。その後、実際に各社と初回の打ち合わせを実施し、担当者とのコミュニケーションを通じて自社の課題や求める成果に対する理解度、そして具体的な採用プランの提案力や柔軟性を確認します。この段階で、双方の価値観や業務進行における相性も見極め、将来的なパートナーシップの可能性を含めた慎重な選定が求められます。

詳細なヒアリングと提案の受領

候補となった採用代行業者と深いヒアリングを行う段階では、企業はこれまでの採用実績や直面している具体的な課題、理想とする人材像、さらには企業文化や組織の特徴、部門ごとの求めるスキルセットなど、詳細な情報を提供します。業者側はこれらの情報をもとに、自社の採用ニーズに即した採用プロセスや求人戦略、効果的な広告媒体の選定、スクリーニングや面接の方法、さらには採用後のフォローアップまでを網羅した具体的なプランを策定し、提案します。提案内容には、採用活動の各段階における目標数値やスケジュール、さらに成功指標（KPI）の設定、場合によってはリスクヘッジのための代替案なども盛り込まれるため、企業側はこれを詳細に検討し、自社の採用戦略との整合性や実現可能性を慎重に評価します。

契約締結と業務範囲の明確化

最終ステップとして、企業と採用代行業者は具体的な業務範囲、役割分担、料金体系、納期、成果報酬の条件などを詳細に詰めた上で契約を締結します。契約書の作成にあたっては、採用活動の開始から内定通知、さらには入社後のフォローアップに至るまで、各段階での責任範囲や対応方法を明確に記載することが重要です。また、双方での連絡方法、定期的な進捗報告のタイミング、万が一のトラブル時の対応策、契約解除に関する条件など、今後の運用に支障がないよう細部にわたる確認を行います。このプロセスを通じて、企業と業者の間に明確な合意と信頼関係が構築され、採用活動がスムーズに進行するための土台がしっかりと築かれるのです。

採用代行に依頼して採用を成功させるポイント4つ

採用後のミスマッチや業務削減につながらないといったトラブルが起きないよう、事前に気をつけておくべきポイント4つを解説します。

それぞれについて詳しく解説します。

採用課題を洗い出す

「説明会からの応募につながらない」「ターゲットが選考にのらない」「内定辞退が多い」「早期離職が多い」など、採用活動の根本的な課題を明確化させて採用代行を依頼しましょう。不明瞭のままで依頼をしては採用代行会社が適切な解決策を提案できません。その結果、採用の失敗や入社後のミスマッチにつながる可能性が高まります。

事前にターゲットと採用基準を慎重に検討する

自社と採用代行会社の間でターゲットと採用基準の連携ができていない場合、ターゲットではない人材を採用してしまう可能性があります。選考途中でターゲットや採用基準に認識のズレが生じていることに気づくと、大きな機会損失になります。ターゲットと採用基準の検討と確認は、前もって慎重に行いましょう。

依頼する業務を明確にする

人的・時間的コストを削減できる点が、採用代行会社に業務を依頼するメリットです。どの業務を依頼するかを明確にしておかないと、想像より工数がかかったり、採用代行会社から確認の連絡が何度も入ったりと、時間と手間がかかってしまう結果になりかねません。

自社に合った採用代行会社を選ぶ

採用代行会社には、採用戦略・採用計画の立案といった上流のコンサルティングができる会社もあれば、応募者との面接日程調整といった採用実務が得意な会社もあります。そのほか、業界に特化した会社もあります。依頼したい業務が得意な採用代行会社や、同業他社の支援実績が豊富な会社を慎重に選ばなかったことが原因で、採用KPIが達成できなかったり、人事の負担が軽減されなかったりします。ご注意ください。

【2選】採用代行を依頼して採用に成功した企業

採用代行を活用して採用に成功した企業の事例を2つ紹介します。

株式会社ウィークデー

画像元：「ホームページ｜株式会社ウィークデー」
株式会社ウィークデー様では、会社の成長に伴い「組織づくり」が課題となっていました。社内に採用や評価制度設計の実務経験がある人材が不在であり、管理部門の体制強化や具体的な運用が進んでいない状況でした。

専門的な支援を受けることで、ウィークデー様は課題解決に向けた具体的な施策を進めることができました。役員や現場メンバーとも直接コミュニケーションが行われ、細やかなサポートが実現し、まるで社内の管理部門の一員のように信頼されるパートナーとなりました。

株式会社ロカリオ

画像元：「ホームページ｜株式会社ロカリオ」
株式会社ロカリオ様では、企業成長に伴い人材採用を加速する必要がありましたが、ノウハウや社内リソースが不足している状況でした。特に人事経験者や採用知識が社内にないことが大きな課題でした。

当社が「なんでもやります」という姿勢で支援を行ったことで、株式会社ロカリオ様は採用の課題を一つずつ解決し、確実に採用人数を積み上げることができました。迅速かつ柔軟な対応に非常に信頼を感じ、安心して採用活動を任せられる存在となりました。

まとめ

今回は、採用代行依頼後の流れ、採用代行に依頼できる内容とその流れ、採用代行に依頼して採用を成功させるポイント、採用代行にかかる料金などをご紹介しました。人事の人的・時間的コストをかけずにターゲットを採用したい場合の参考にしていただければと思います。

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