【厳選8サービス】リファレンスチェック代行を徹底解説！導入メリットや選ぶポイントもご紹介！

採用活動において、候補者の履歴書や面接だけでは、実際の職務能力や職場での適性を完全に把握することは難しいものです。

そこで活躍するのがリファレンスチェックになります。一方で、「リファレンスチェックは本当に必要なのか？」「どのように実施すれば効果的なのか？」 と疑問をお持ちの方も多いのではないでしょうか。また、リファレンスチェックを導入したいものの、「社内でどのように運用すればよいか分からない」「候補者にどのように説明すればよいのか不安」 と感じている採用担当者の方も少なくないはずです。

そんな方におすすめなのがリファレンスチェック代行サービスになります。そこで本記事では、リファレンスチェック代行サービスの基本から、利用するメリット・デメリット、おすすめのリファレンスチェック代行サービスやその選び方まで詳しく解説します。

監修者情報

株式会社uloqo
関川 懸介
アドテクノロジーベンダー、リクルートグループを経て、2016年4月株式会社uloqoを創業。採用企画・採用広報・ダイレクトリクルーティング・組織開発・人事評価制度策定などを通じて、大手からスタートアップまで幅広く累計300社以上を支援。詳しいプロフィールはこちら

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リファレンスチェックとは？本当に必要？

採用活動において、履歴書や面接だけでは候補者の実際の働きぶりを完全に把握することは難しい場合があります。そこで、候補者の過去の職場における評価や勤務態度を確認する手法としてリファレンスチェック が注目されています。

しかし、「本当に必要なのか？」「どのような場面で役立つのか？」といった疑問を持つ採用担当者も少なくありません。本セクションでは、リファレンスチェックの基本的な概要や重要性、前職調査との違い、具体的な手法について解説します。

リファレンスチェックの重要性と採用成功への影響

リファレンスチェックは、候補者の前職の上司や同僚などから客観的な評価を得ることで採用のミスマッチを防ぐための重要な手段です。特に、履歴書や面接では見えにくい「働き方」や「協調性」、「業務遂行能力」などを確認する ことができる点が大きなメリットです。これらの要素は、面接の短い時間では完全に見極めることが難しいため、実際に候補者と働いたことのある第三者からの評価 が非常に有効となるのです。

また、近年ではリモートワークの普及により、社内でのコミュニケーション能力や自己管理能力がより重視されるようになりました。リファレンスチェックを導入することで、書類や面接では分かりにくい「実務レベルでの適性」を確認することが可能になります。

リファレンスチェックと前職調査の違い

リファレンスチェックとよく混同されるものに 「前職調査」 がありますが、この2つには明確な違いがあります。

リファレンスチェックは、基本的に候補者の許可を得たうえで行われるため、倫理的かつ法的に問題がない手法です。一方、前職調査は候補者に無断で行われることが多く、プライバシー侵害や法律違反となる可能性があるため、注意が必要です。

そのため、適切な採用活動を行うためには、リファレンスチェックを正しく活用することが望ましいといえます。

リファレンスチェックの主な手法

リファレンスチェックの方法にはいくつかの種類があり、企業の採用方針やコスト、調査の深さによって適切な手法を選択することが重要です。

一般的に、リファレンスチェックは「書面による方法」「電話・オンラインインタビュー」「専門サービスの利用」の3つに分類されます。リファレンスチェックを行う上では、それぞれの特徴を理解し自社に合った手法を選択することで、より効果的な採用活動が可能になります。

リファレンスチェックの質問例

リファレンスチェックを行う上では、候補者の過去の職場での評価や業務遂行能力について具体的な情報を得るため、適切な質問を選定することが重要です。質問の内容によっては、回答者が抽象的な回答しかできず、十分な情報を得られない場合もあります。そのため、明確な意図を持った質問を設定することがポイント となります。

ここでは、リファレンスチェックでよく使用される質問を 「関係性の確認」「業務遂行能力」「協調性・チームワーク」「職務姿勢・態度」「改善点・懸念点」 というカテゴリーに分けて紹介します。

① 関係性の確認

まず、推薦者（前職の上司・同僚・部下など）が候補者とどのような関係性を持っていたのかを明確にすることで、回答の客観性を把握します。

② 業務遂行能力に関する質問

候補者が過去の職場でどのような業務を担当し、どの程度の成果を上げていたのかを確認する質問です。

③ 協調性・チームワークに関する質問

候補者がチーム内でどのような立ち位置だったのか、また協調性があったかを確認する質問です。

④ 職務姿勢・態度に関する質問

業務への取り組み方や、責任感、主体性など、候補者の働く姿勢を確認する質問です。

⑤ 改善点・懸念点に関する質問

候補者の成長の余地や、前職での課題点を把握するための質問です。

リファレンスチェックサービスとは？

リファレンスチェックは、候補者の過去の職務実績や働きぶりを確認するための重要な手法ですが、自社で実施する場合、質問項目の作成、推薦者とのやり取り、情報の整理・分析などに多くの手間がかかります。特に、採用数が多い企業や、専門性の高い職種の採用においては、リファレンスチェックの精度を保ちつつ業務負担を軽減する方法が求められます。

そこで近年、多くの企業が利用を検討しているのが、リファレンスチェックを代行してくれる専門サービスです。本セクションでは、リファレンスチェックサービスの基本概要や種類について詳しく解説します。

リファレンスチェックサービスとは？

リファレンスチェックサービスとは、候補者の前職での実績や働き方を、専門機関が代行して調査するサービスのことです。企業の採用担当者が直接リファレンスチェックを行う代わりに、プロのリサーチャーや専用のオンラインシステムを利用して、候補者の評価を取得できます。

このサービスを利用することで、客観性の高い情報を効率的に収集できるほか、採用担当者の負担を軽減しながら、より精度の高い採用判断を行うことが可能になります。特に、ハイクラス人材の採用や、チームの文化適合性を重視する企業にとっては、有効な手段となります。

リファレンスチェックサービスの種類

リファレンスチェックサービスは、主に「人が関与する代行型」と「システムによる自動化型」の2つに分かれます。それぞれの特性を理解し、自社の採用フローに適したものを選ぶことが重要です。

①人が関与する代行型

リファレンスチェックの代行会社は、多くの場合専任の担当者が推薦者へインタビューを実施し、詳細な調査レポートを提供する形式を取ります。

この方法では、プロのリサーチャーが候補者のスキルや適性、職務態度について深掘りし、質の高い評価を取得することができます。特に、候補者の職務経験が豊富で、専門スキルを要する場合や、企業文化への適応度を重視する場合に適しています。また、リサーチャーが直接質問をするため、推薦者の回答が表面的なものにとどまらず、より具体的なエピソードを聞き出せる点がメリットです。採用のミスマッチを減らし、適材適所の人材配置を実現するために有効な手段といえるでしょう。

一方で、サービスの利用コストが高めであり、インタビューの日程調整や報告書作成に時間がかかる場合があります。そのため、特に慎重な採用が求められるエグゼクティブ採用や管理職の採用 に適しているといえます。

②システムによる自動化型

システムによる自動化型のリファレンスチェックサービスは、Webシステムを活用し、候補者や推薦者がオンライン上で評価を入力し、それを採用担当者が確認する仕組みになっています。

この形式の最大のメリットは、手続きがスピーディーで、低コストかつ簡単に導入できる点です。候補者が推薦者にオンラインでリファレンスリクエストを送り、推薦者はフォームに回答するだけで済むため、企業側の手間が大幅に軽減されます。また、データが定量的に整理されているため、複数の候補者を比較しやすいのも利点の一つです。特に、エンジニア・デザイナー・営業職など、一定の評価基準を持つ職種においては、スコアリングや定量データを活用することで、効率的な選考が可能になります。

ただし、オンライン完結型サービスでは、自由記述の回答が少なく、推薦者のニュアンスを汲み取ることが難しいというデメリットがあります。また、回答者が慎重になりすぎて、率直な意見を記載しないケースもあるため、候補者の「人物面」を深掘りするにはやや不向きです。

リファレンスチェックサービスを利用するメリット

リファレンスチェックサービスを利用することで、企業は採用の精度を高め、採用業務の負担を軽減することができます。従来のリファレンスチェックは、候補者や推薦者とのやり取りに多くの時間を要するため、企業側の負担が大きくなりがちでした。しかし、リファレンスチェックサービスを活用すれば、客観的なデータを効率的に収集し、採用のミスマッチを防ぐことが可能になります。ここでは、リファレンスチェックサービスを導入する主なメリットについて解説します。

採用ミスマッチの軽減

採用の現場では、候補者のスキルや経験が求人要件と合致しているかを確認することが重要ですが、履歴書や面接だけでは候補者の実際の働きぶりを正確に把握することは難しいものです。そのため、入社後に期待していた能力が発揮されず、早期退職や業務のパフォーマンス低下といった問題が発生することがあります。

リファレンスチェックサービスを利用すれば、候補者の過去の職場における業務遂行能力や対人関係、適応力などを客観的に評価することができます。特に、チームワークを重視する職場や、専門スキルを要する職種においては、候補者が組織に適応できるかどうかを事前に確認できる点が大きなメリットです。

また、リファレンスチェックを行うことで、候補者自身が話す内容と、過去の職場での評価に乖離がないかをチェックできるため、より信頼性の高い採用判断が可能になります。

入社後のマネジメントの最適化

リファレンスチェックは、採用の最終判断だけでなく、入社後の人材育成やマネジメント戦略を立てる際にも有効な情報を提供します。
候補者の得意分野や強み、過去の成功事例 を把握することで、入社後に即戦力として活躍できるような業務アサインが可能になります。逆に、苦手とする業務や改善すべき点 についても事前に知っておけば、適切なサポートや教育プログラムを準備できるでしょう。

また、リファレンスチェックを通じて、候補者のコミュニケーションスタイルや職場での関わり方についても理解を深めることができます。これにより、新しい職場環境での適応をスムーズにし、長期的な定着率を高める ことが期待できます。

トラブル防止/法的リスクの軽減

採用後に候補者の経歴詐称や重大なトラブルが発覚するケースは、企業にとって大きなリスクとなります。特に、候補者が過去に職場でのハラスメントや不正行為に関与していた場合、企業のブランドや職場環境に悪影響を与える可能性があります。

リファレンスチェックサービスを利用することで、候補者の過去の職場での評価や勤務態度を事前に確認できるため、採用後のリスクを最小限に抑えることができます。また、候補者に対して「リファレンスチェックを実施する」ことを事前に伝えることで、虚偽の経歴申告を防ぐ効果も期待できます。

さらに、リファレンスチェックを適切に実施することで、採用における公正性と透明性を確保できる ため、社内外の信頼性を向上させることにもつながります。

リファレンスチェックサービスを利用するデメリット

リファレンスチェックサービスは、採用の精度を向上させ、入社後のミスマッチを防ぐ上で有効な手段ですが、一方でいくつかの課題もあります。特に、日本ではリファレンスチェックの文化がまだ浸透しきっていないため、導入時には慎重な対応が求められます。本章では、リファレンスチェックサービスを利用する際に発生しうるデメリットと、それらに対する対策について詳しく解説します。

候補者に不安感を与えるリスク

リファレンスチェックは、候補者の過去の職場での評価を確認するプロセスであるため、実施の際には慎重な配慮が求められます。特に、日本の採用文化では、欧米のようにリファレンスチェックが一般的ではないため、「なぜそこまで調査をされるのか」と疑問を持つ候補者も少なくありません。

また、リファレンスチェックの依頼を受けた候補者は、「前職の上司や同僚に連絡を取ることが気が引ける」「評価が悪かった場合にどうなるのか不安」といった心理的な抵抗を感じることがあります。特に、円満退職でなかった場合や、人間関係のトラブルがあった場合には、推薦者に連絡を取りたくないと考える候補者もいるでしょう。

このような不安感を軽減するためには、リファレンスチェックの目的を明確に説明し、候補者の同意を得ることが不可欠です。企業側が事前に「どのような目的で実施するのか」「どの範囲まで調査するのか」を丁寧に伝えることで、候補者の不信感を払拭し、スムーズなリファレンスチェックの実施につなげることができます。また、候補者に推薦者を自由に選ばせることで、心理的な負担を軽減することも可能です。

辞退される可能性と対策

リファレンスチェックの実施を伝えたことが原因で、候補者が選考を辞退するケースもあります。特に、転職活動を積極的に進めている候補者は、複数の企業と同時に選考を受けていることが多いため、「リファレンスチェックを求められる企業は手続きが面倒なので辞退しよう」と判断する可能性があります。

また、前職との関係が良好でなかった場合や、転職回数が多い候補者にとっては、リファレンスチェック自体がストレスとなることも考えられます。その結果、リファレンスチェックを行わない企業のほうを優先し、辞退してしまうというケースも少なくありません。

このような辞退リスクを低減するためには、リファレンスチェックの実施タイミングを適切に設定することが重要です。例えば、最終選考の前にリファレンスチェックを行うと、候補者に負担を強いることになり、辞退を招きやすくなります。一方で、内定後に実施すれば、候補者はすでに企業への入社を前提に考えているため、受け入れやすくなる傾向があります。

企業によっては、内定承諾後にリファレンスチェックを実施し、万が一懸念点が見つかった場合にのみ対応を検討するという方法を取ることもあります。

【8選】おすすめのリファレンスチェックサービス比較

リファレンスチェックサービスは、企業ごとに提供内容や特長が異なります。特に、候補者のスキルや勤務態度を評価するサービスや、オンラインで完結できるもの、詳細なインタビューを通じて深い情報を得られるものなど、さまざまな選択肢が存在します。

本章では、国内で利用できる代表的なリファレンスチェックサービスを8社ピックアップし、それぞれの特長や強みについて解説します。

キャリアトラスト

出典：）キャリアトラスト

MiKiWaMe Point

出典：）株式会社HRRT

oxalis

出典：）LIF株式会社

TRUST POCKET

出典：）マイナビ

ネンタメ

出典：）株式会社KUROKO

ネットの履歴書

出典：）ソルナ株式会社

RoboRoboリファレンスチェック

出典：）RoboRoboリファレンスチェック

レキシル

出典：）株式会社ビットミックス

リファレンスチェックサービスの選び方

リファレンスチェックサービスは、多くの企業が採用の精度向上を目的として導入を進めています。しかし、サービスごとに提供される機能や対応範囲、費用が異なるため、自社の採用ニーズに最適なものを選ぶことが重要です。適切なサービスを導入することで、リファレンスチェックの効果を最大限に高めることができます。

導入目的を明確化する

リファレンスチェックサービスを選ぶ前に、まず「なぜリファレンスチェックを導入するのか」という目的を明確にすることが不可欠です。企業によって、リファレンスチェックの活用目的は異なります。

たとえば、採用時のミスマッチを防ぐために活用する場合、候補者のスキルや勤務態度を客観的に評価できるサービスが適しています。一方で、ハイクラス人材や管理職の採用において慎重な判断を行うために導入する場合は、より詳細な調査が可能な代行型サービスが向いているでしょう。また、経歴詐称や問題行動のリスクを軽減することを目的とするのであれば、過去のトラブル履歴や評判を精査できるサービスを選ぶ必要があります。

導入目的が曖昧なままサービスを選定すると、本来得たかった情報が得られない、または必要のないコストをかけてしまう可能性があります。そのため、リファレンスチェックによって何を知りたいのかを明確にしたうえで、最適なサービスを選ぶことが重要です。

質問内容と調査範囲を確認する

リファレンスチェックの目的が明確になったら、次に検討すべきなのが「具体的にどのような質問を行い、どこまでの情報を収集できるのか」という点です。サービスによっては、標準化された質問項目のみを提供するものもあれば、企業の要望に応じてカスタマイズ可能なものもあります。

たとえば、候補者の業務遂行能力や職務適性に重点を置きたい場合は、具体的な職務評価に関する質問を含むサービスを選ぶとよいでしょう。また、職場での対人関係やリーダーシップを評価したい場合は、チームワークや協調性に関する質問が充実しているサービスが適しています。

さらに、調査範囲も重要な選定基準のひとつです。候補者の直属の上司だけでなく、同僚や部下、さらには取引先やクライアントといった外部関係者の評価も取得できるサービスを選ぶことで、より包括的な情報を得ることができます。

コストとプランを比較する

リファレンスチェックサービスの料金体系は、各社によって異なります。従量課金型、定額プラン、候補者数に応じた料金設定など、多様なプランが用意されているため、自社の採用規模や予算に応じたものを選ぶことが重要です。

たとえば、大量採用を行う企業であれば、1件ごとに費用が発生する従量課金型よりも、一定料金で利用できる定額制プランのほうがコストを抑えやすくなります。一方で、ハイクラス人材や管理職採用など、リファレンスチェックの頻度が低い場合には、必要なときにだけ利用できる従量課金型が適しているでしょう。

また、一部のサービスでは、追加オプションとして詳細なレポートの作成や推薦者への直接インタビューなどが用意されていることもあります。基本プランに含まれる範囲と、追加費用が発生するオプションの内容を確認し、無駄なコストをかけずに最適なサービスを選定することが求められます。

実績と信頼性を確認する

リファレンスチェックサービスを選ぶ際には、提供会社の実績や信頼性を確認することも重要です。特に、自社と同じ業界や職種での導入実績があるかどうかをチェックするとよいでしょう。

例えば、IT企業がエンジニア採用のためにリファレンスチェックを行う場合、過去に同業界での導入実績が豊富なサービスを選ぶことで、より適切な質問設計や評価基準が適用される可能性が高まります。また、過去の利用企業の声や導入事例を確認することで、実際の運用における効果を把握することができます。

セキュリティ対策と法的適合性をチェックする

リファレンスチェックでは、候補者や推薦者の個人情報を扱うため、サービスのセキュリティ対策が十分に整っているかを確認することが不可欠です。不適切な情報管理が行われると、データ漏えいや不正アクセスのリスクが高まり企業の信頼を損なう可能性があります。

具体的には、提供会社がプライバシーマークやISO 27001（情報セキュリティマネジメントの国際規格）などの認証を取得しているかをチェックするとよいでしょう。また、個人情報保護方針が明確に定められているか、データの保存期間や削除ポリシーが適切に設計されているかも重要なポイントです。

さらに、個人情報保護法など、適用される法規制に準拠しているかを確認することで、法的リスクを回避しながら安心して利用できるサービスを選定することができます。

リファレンスチェックサービスの利用時の注意点

リファレンスチェックサービスは、採用の精度を向上させる有効な手段ですが、適切に運用しなければトラブルにつながる可能性があります。特に、日本ではリファレンスチェックの文化が欧米ほど浸透していないため、候補者の不安を軽減しながら実施することが求められます。
本セクションでは、リファレンスチェックサービスを利用する際に注意すべきポイントについて解説します。

事前に同意を取得する

リファレンスチェックを実施する際、最も重要なのが候補者の同意を得ることです。日本の個人情報保護法では、本人の同意なく第三者に個人情報を提供することが禁止されており、候補者の許可なくリファレンスチェックを行うと、法的リスクが発生する可能性があります。

また、候補者にとっても、前職の上司や同僚に突然リファレンスチェックの依頼が届くことは不安要素になり得ます。そのため、事前に「なぜリファレンスチェックを行うのか」「どのような目的で情報を取得するのか」を説明し、納得を得たうえで実施することが大切です。

同意を取得する際には、書面や電子メールを通じて正式な承諾を得るのが望ましいでしょう。また、候補者が推薦者を自由に選べるようにすることで、心理的な負担を軽減することも可能です。

適切なタイミング（内定前・内定後）で実施する

リファレンスチェックを行うタイミングも重要なポイントです。多くの企業では、最終面接後から内定通知前に実施するケースが一般的ですが、タイミングを誤ると、候補者の不安や選考辞退につながる可能性があります。

特に、選考の初期段階でリファレンスチェックを行うと、候補者が「採用するかどうかも分からない段階で前職に連絡されるのは困る」と感じ、選考を辞退するリスクが高まります。一方で、内定後にリファレンスチェックを行うことで、採用プロセスの負担を軽減し、候補者との信頼関係を維持しやすくなります。

企業によっては、内定承諾後にリファレンスチェックを実施し、万が一懸念点が見つかった場合には対応を協議するという方法を採用しています。このように、自社の採用方針に合った最適なタイミングを設定することが重要です。

結果の開示と情報管理をしっかり行う

リファレンスチェックの結果をどのように扱うかも、慎重に検討すべきポイントです。取得した情報はあくまで採用判断の参考資料として活用し、候補者の選考結果を決定づける唯一の要素として扱わないことが望ましいでしょう。

また、リファレンスチェックの結果を候補者にどの程度開示するかも検討が必要です。推薦者が提供した情報をそのまま候補者に伝えると、推薦者との関係性が悪化する可能性があります。そのため、必要に応じてフィードバックの範囲を調整し慎重に対応することが求められます。

さらに、リファレンスチェックで取得した情報は個人情報に該当するため、適切なデータ管理が不可欠です。情報の保管期間やアクセス権限を明確に定め、適切なセキュリティ対策を講じることで、個人情報の漏えいや不正利用を防ぐことができます。

リファレンスチェックを拒否された場合の対処法

リファレンスチェックは候補者のスキルや適性を正確に判断するための有効な手段ですが、中には候補者が実施を拒否するケースもあります。拒否された場合、企業としては「なぜ拒否するのか」を冷静に把握し、適切な対応策を講じる必要があります。

本セクションでは、リファレンスチェックを候補者から拒否された場合の対処法を詳しく解説していきます。

候補者が拒否する理由の分析と対策

リファレンスチェックを候補者が拒否する主な理由としては、「前職や現職との人間関係が良好でない」「前職への問い合わせが心理的な負担になる」「推薦者に迷惑をかけたくない」といった心理的な背景が考えられます。特に、日本企業では転職自体が周囲に知られることを懸念する人が多く、リファレンスチェックに抵抗感を示す傾向があります。

候補者が拒否する理由を深掘りするためには、まず候補者と丁寧なコミュニケーションをとることが不可欠です。拒否された際に、すぐに選考から外すのではなく、候補者の意向を尊重しながら、背景事情を聞き取る姿勢を持ちましょう。

前職・現職の上司や同僚以外の推薦者を検討

リファレンスチェックの推薦者を、必ずしも候補者の前職や現職の直属上司に限定する必要はありません。例えば、過去に担当したプロジェクトで関わった取引先担当者や社外の関係者、業務上のパートナー、顧客、あるいは過去の同僚といった候補者に近しい人物を推薦者として認めることで、候補者の抵抗感を和らげることが可能です。

このように推薦者の範囲を広げることで、候補者が過去に所属した会社に対して抱いている心理的負担を減らせることがあります。また、候補者にとって「この人なら自分の働きを正当に評価してくれる」と感じる人物を選ばせることで、信頼性の高い評価情報を得ることができるでしょう。

ただし、前職の直属上司以外の推薦者の場合には、評価内容が曖昧になったり、評価が偏ったりするリスクもあります。そのため、誰を推薦者として認めるかは、慎重に検討した上で候補者と話し合いを行う必要があります。

他の採用手法と組み合わせる

候補者がリファレンスチェックを拒否した場合、リファレンスチェック以外の評価手法を併用することで、採用判断の精度を維持できます。たとえば、適性検査やスキルテスト、ワークサンプルテストなどを活用することで、候補者の能力やスキルを客観的に評価することが可能です。

また、面接回数を増やしたり、異なる面接官が多角的に候補者を評価することによって、客観的な情報を集めることも効果的です。さらにはグループディスカッションやプレゼンテーションなどの評価手法を導入することも検討するとよいでしょう。
重要なのは、リファレンスチェックに固執しすぎず、あくまで候補者の能力を適切に評価するための一手法と位置付け、総合的な判断を行うことです。

まとめ

いかがでしたでしょうか？

本記事では、リファレンスチェック代行サービス について詳しく解説しました。リファレンスチェックの基本的な概要から、代行サービスを利用するメリット・デメリット、サービスの選び方や注意点、さらにはおすすめのサービス比較まで、網羅的にご紹介しました。

ここまでの内容を通じて、リファレンスチェック代行を導入する目的や適切な運用方法について理解を深めることができたでしょうか？ 「どのようなサービスが自社に適しているか」「どのタイミングで実施すべきか」など、自社の採用プロセスに置き換えて考えることで、より具体的な活用イメージが持てたかと思います。本記事を参考に、自社の採用活動に適したリファレンスチェックの方法を選択し、より精度の高い採用を実現してください。

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